Los documentos y archivos son una parte esencial de su negocio.

Ya sea que esté administrando una organización grande, una pequeña empresa o incluso haciendo un trabajo desde casa, es probable que esté creando muchos documentos. Una vez que cree estos documentos, debe mantenerlos seguros y organizados para garantizar que su equipo y sus clientes puedan acceder a ellos fácilmente.

Para simplificar las cosas, puede utilizar los software de gestión de documentos.

La necesidad de estas herramientas está aumentando, y es probable que el mercado mundial de software de gestión de documentos alcance los $ 11.06 mil millones para 2028.

Estas herramientas se están volviendo cada vez más populares, y por una buena razón.

Le ayudan a mantener los archivos organizados y seguros para garantizar una colaboración fluida entre todas las partes interesadas. También hacen que sea más sencillo cargar, descargar o simplemente acceder a archivos desde cualquier plataforma, dispositivo o navegador web.

Para ayudarlo a tomar la decisión correcta, clasifiqué y revisé el mejor software de administración de documentos. Estas revisiones se basan en sus características clave, facilidad de uso, integraciones, ciclo de vida del documento, formatos de archivo, automatización del flujo de trabajo, planes de precios y más.

Empecemos.

¿Cuál es el mejor software de gestión de documentos?

Aquí están mis mejores opciones para el mejor software de administración de documentos para usar este año.

1. Dropbox .

El mejor software de gestión de documentos de Dropbox

Dropbox es uno de los sistemas de gestión de documentos todo en uno más populares disponibles. Permite la gestión de activos digitales tanto para documentos tradicionales como multimedia. También permite editar los documentos, y los cambios son visibles en tiempo real para otros usuarios.

Con nuevas características como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir imágenes en texto y toneladas de integraciones de aplicaciones de terceros, Dropbox no puede fallar.

Características clave

  • Herramienta de transferencia de cuenta: le permite transferir archivos de forma segura entre múltiples usuarios en caso de barajamiento o cambio de responsabilidades.
  • Dropbox Showcase: muestra todos tus trabajos en páginas administradas profesionalmente y realiza un seguimiento de los usuarios que interactúan con tus archivos.
  • Integración de aplicaciones de terceros: Dropbox ofrece una integración robusta con más de 3,000,000 de aplicaciones conectadas.
  • Soporte en vivo: su soporte en vivo ofrece un servicio robusto a través de correo electrónico, chat y llamadas telefónicas.

Pros:

  • Ofrece la función de ‘borrado remoto’ para borrar instantáneamente sus archivos de dispositivos robados y cuentas pirateadas para mantener los datos seguros
  • Le permite controlar la actividad de su equipo a través del panel de administración
  • Proporciona acceso temporal a través de enlaces expirables y desactiva las descargas en enlaces
  • Le ayuda a recuperar archivos eliminados restaurando la versión anterior del archivo
  • Se sincroniza en dispositivos y plataformas
  • Viene con una función llamada ‘administrador de carpetas del equipo’ para ayudarlo a obtener control y visibilidad sobre las carpetas del equipo
  • Ofrece una gran cantidad de planes de almacenamiento flexibles.

Contras:

  • La versión móvil no es tan fácil de usar como la versión de escritorio
  • Las cargas pueden ser lentas

Precios:

Sus planes Estándar y Avanzado cuestan $ 12.50 y $ 20 por mes, respectivamente. El precio de su plan Enterprise está disponible a pedido.

2. Zoho Docs .

El popular software de gestión de documentos Zoho Docs

Zoho Docs es otro software de gestión de documentos popular en esta lista. Le permite almacenar y administrar todos sus archivos en la nube de forma segura. También ofrece potentes herramientas de colaboración, que incluyen el intercambio grupal y la sincronización bidireccional, para ayudarlo a trabajar con clientes y empleados remotos de manera eficiente.

Características clave

  • Almacenar documentos: permite a los usuarios almacenar fácilmente archivos grandes, incluidos videos, carpetas e incluso bases de datos completas.
  • Correo electrónico entrante: envíe instantáneamente documentos desde su correo electrónico o puedes escanear a la nube sin iniciar sesión.
  • Organización limpia: cree fácilmente carpetas y subcarpetas para una categorización limpia de los archivos según el proyecto, la función y los tipos de archivo.
  • Sincronización bidireccional: puede trabajar en línea o sin conexión en su escritorio; los archivos se actualizan automáticamente una vez que vuelve a estar en línea.

Pros:

  • Le permite transferir una gran cantidad de carpetas sin desordenar el pedido
  • Crea una copia de seguridad automática de los archivos para evitar la pérdida de datos.
  • Le permite cargar archivos en masa
  • Le permite crear un grupo para compartir archivos con múltiples usuarios a la vez
  • Proporciona chat en la aplicación para colaborar con diferentes miembros del equipo.
  • Establece recordatorios y tareas para administrar y delegar el trabajo entre equipos
  • Guarda tus archivos en diferentes servidores en múltiples ubicaciones
  • Proporciona seguridad estricta al cifrar archivos a través de una clave de 2048 bits basada en RSA creada a través de Perfect Forward Secrecy (PFS)
  • Ofrece la función de seguimiento de auditoría para rastrear ediciones realizadas por otros usuarios
  • Le permite personalizarlo según sus requisitos de marca
  • Ofrece una versión gratuita para hasta 5 usuarios.

Contras:

  • La interfaz de usuario se ve básica y anticuada.
  • El tiempo de carga de la aplicación es lento.

Precios:

Sus planes pagos comienzan desde $ 5 por mes en adelante. También obtienes una prueba gratuita de 15 días.

3. eFileCabinet .

Imagen de portada de eFileCabinet

eFileCabinet es otro poderoso sistema de administración de documentos (DMS) que lo ayuda a escanear y digitalizar archivos instantáneamente. También le permite enviar un solo archivo en múltiples formatos con enlaces protegidos por contraseña y clasificar y ubicar archivos fácilmente.

Características clave

  • Búsqueda potente: permite una búsqueda de texto completo para buscar cualquier archivo ubicado en cualquier carpeta. Organiza, reconoce automáticamente, nombra y almacena todos los documentos utilizando la información presente en los archivos.
  • Gestión del flujo de trabajo: revise fácilmente la instantánea del flujo de trabajo de su documento. También le permite echar un vistazo a etapas específicas del flujo de trabajo.
  • Plantillas integradas: aproveche las plantillas para la estructura de carpetas que desea mantener en todo el sistema. También puede realizar la creación de documentos con nombres predefinidos.
  • Solicitudes de archivos: permita que los clientes y empleados remotos carguen archivos de forma remota en el sistema a través del acceso de invitados al aprovechar su función Solicitud de archivos.

Pros:

  • Le permite clasificar y organizar muy fácil las capetas para una búsqueda simple
  • Puede enviar una solicitud de firma electrónica a cualquier persona para cualquier documento
  • Le permite mantener un registro de auditoría separado para los documentos firmados para garantizar el cumplimiento y la seguridad.
  • Proporciona una aplicación de escritorio fácil de usar.
  • Importa correos electrónicos y archivos adjuntos en una carpeta predefinida
  • Ofrece soporte técnico
  • Viene equipado con aplicaciones móviles Android e iOS
  • Le permite cargar documentos directamente desde la cámara
  • Aproveche la autenticación de dos factores y el permiso basado en roles para una mayor seguridad
  • Cifrado de extremo a extremo de almacenamiento y uso compartido de archivos
  • Proporciona integración con aplicaciones de terceros, incluidas Salesforce y Microsoft Office.

Contras:

  • Podría ser más fácil de usar.

Precios:

Sus planes de suscripción comienzan en $ 15 por mes y van hasta $ 199 por mes. También obtienes una demostración gratuita.

4. Digital Drawer

Imagen de portada del cajón digital

Digital Drawer es una de las opciones preferidas de las empresas medianas en venta minorista, fabricación y educación, entre otras. Es capaz de escanear y almacenar documentos instantáneamente y ofrece almacenamiento de documentos en las instalaciones para una capa de seguridad adicional.

Características clave

  • Organización de documentos: organice fácilmente todos sus documentos en una ubicación centralizada con una estructura familiar de archivos / carpetas basada en Windows. También le permite almacenar archivos en múltiples archivadores para una fácil segregación.
  • Flexible: combine fácilmente documentos o agregue páginas a los documentos ya existentes. También puede volver a etiquetar documentos con diferentes índices.
  • Importación fácil: aproveche arrastrar y soltar, copiar y pegar, y escanear o importar.
  • Seguridad: ofrece una potente seguridad de todos los documentos a través del cifrado AES-128 bit. También puede aprovechar la pista de auditoría para realizar un seguimiento de los cambios realizados en cualquier documento.

Pros:

  • Personalice instantáneamente los archivadores para requisitos empresariales específicos
  • Aproveche el control de versiones para obtener acceso a versiones anteriores del mismo archivo
  • Con la búsqueda de palabras clave y texto, puede encontrar fácilmente archivos almacenados en cualquier carpeta en el disco
  • Le permite imprimir documentos directamente desde la unidad
  • Capture e importe varios documentos al mismo tiempo.
  • Sincroniza los cambios realizados en los archivos desde cualquier dispositivo
  • Colabore fácilmente con diferentes partes interesadas mediante la revisión de los cambios realizados en el archivo en tiempo real
  • Ofrece una prueba gratuita

Contras:

  • Ofrece funciones limitadas
  • No apto para grandes organizaciones.

Precios:

Puede comprar una licencia de usuario único del software a un costo único de $ 1,200 o puede optar por su plan de suscripción de $ 500 / año.

5. FileHold .

Software de grado empresarial FileHold

FileHold es una solución de gestión de documentos empresariales (DMS) que es asequible y fácil de instalar. Puede escanear, almacenar e indexar documentos fácilmente a través del software. Para garantizar una seguridad absoluta, también puede instalar el software en su servidor local.

Características clave

  • Formularios electrónicos: extraiga fácilmente información de metadatos de formularios electrónicos aprovechando las herramientas estándar de Microsoft Word presentes en los formularios de Office o PDF.
  • Courier: es un método seguro de envío de documentos que también envía un comprobante de entrega. También notifica a los destinatarios a través de correos electrónicos con un enlace al documento.
  • Administración de archivos: le permite ser más eficiente al diferenciar sus tareas diarias y hacer que la administración de archivos sea un proceso efectivo.
  • Escaneo e imagen: no utilice papel, escanea directamente los documentos para enviar a diferentes usuarios en todo el mundo.

Pros:

  • Ofrece soporte para múltiples navegadores
  • Viene con un software de teléfono inteligente capaz de administrar fácilmente todos los documentos
  • Viene equipado con una búsqueda avanzada similar a Google que aprovecha los metadatos del documento para ayudarlo a encontrar resultados relevantes
  • Puede integrarlo de manera eficiente con Microsoft Office para permitir el acceso directo a herramientas como Outlook, Word, PowerPoint, Excel y Visio
  • Administre fácilmente los documentos más recientes y de archivo a través de políticas avanzadas de disposición y retención
  • Aproveche la capacidad de entrada / salida para evitar sobrescribir mientras trabaja en un documento en particular
  • Cree carpetas virtuales para lograr una agregación infinita de archivos
  • Le permite trabajar en los documentos sin conexión, y todos los cambios se guardarán una vez que vuelva a estar en línea
  • Ofrece gestión de contenido empresarial (ECM) y archivo

Contras:

  • Si es un principiante, puede que le resulte un poco difícil comprender sus funcionalidades.
  • La interfaz de usuario no es fácil de usar.

6. Document Locator .

Localizador de documentos

Document Locator ofrece una integración poderosa con Windows y un alojamiento en la nube eficiente para la gestión conveniente de archivos. Algunas de sus características más impresionantes incluyen control de versiones, escaneo sin papel, control de documentos, administración de correo electrónico y más.

Características clave

  • Escaneo: el Localizador de documentos le permite convertir fácilmente documentos en papel en archivos con capacidad de búsqueda completa. También puede realizar la captura de documentos y comprender hechos importantes sobre el documento como metadatos de archivo.
  • Flujos de trabajo automatizados: ofrece una variedad de características de flujo de trabajo, que incluyen tiempo de espera, procesos basados en roles, puntos de control de calidad y plantillas de notificación personalizables, entre otros.
  • Opciones de búsqueda: puede buscar archivos a través de múltiples capacidades, incluida la búsqueda rápida, la búsqueda avanzada, la búsqueda avanzada o la búsqueda My DL.
  • Aprobación de documentos: capture fácilmente la aprobación de documentos electrónicos para garantizar la transparencia y el cumplimiento. También admite pasos de aprobador único y pasos de aprobador múltiples complejos.

Pros:

  • Le permite capturar los metadatos de los archivos escaneados de zonas, portadas, códigos de barras o seleccionarlos individualmente en la pantalla mediante la vista previa en el Documento Pro
  • Ofrece soporte en navegadores, dispositivos y plataformas.
  • Mejora la flexibilidad del proceso a través de opciones de delegación
  • Puede automatizar operaciones centradas en documentos para evitar la repetibilidad y mejorar la eficiencia de la operación.
  • Revise una muestra definida de flujo de trabajo para un mejor control de calidad
  • Le permite rastrear el estado de la revisión del documento y los pasos de aprobación
  • Los recordatorios y notificaciones automáticos agilizan el proceso de aprobación de documentos
Contras:
  • La interfaz de usuario es un poco descuidada.
  • Ofrece capacitación solo algunas veces al año

Precios:

Los precios de sus licencias comienzan desde $ 250 hasta $ 400.

7. HighTail .

Cola alta

HighTail permite una gestión de documentos más fácil de usar e intuitiva. Además, permite a los profesionales creativos compartir fácilmente archivos grandes, incluidos archivos de video, material gráfico, diseño, fotografía y presentación, entre otros.

Características clave

  • Vista previa de alta resolución: puede obtener una vista previa o transmitir archivos grandes sin descargarlos.
  • Conversación en tiempo real : las personas o los equipos pueden recibir correos electrónicos en tiempo real, actualizaciones de proyectos y comentarios.
  • Anotaciones a mano alzada: le permite corregir los archivos dibujando un cuadro, flecha, línea o forma a mano alzada para marcar los archivos multimedia.
  • Comparación de versiones : puede aprovechar la comparación de versiones en paralelo de los archivos en la misma pantalla para medir los cambios y dar su opinión fácilmente.

Pros:

  • Permite a los usuarios dar comentarios directo en el archivo, lo que resulta más rápido y un mejor producto final
  • Agiliza y consolida el proceso creativo para reducir el tiempo de comercialización
  • Los destinatarios no necesitan una cuenta para los controles de acceso para ver los archivos compartidos
  • Viene con encriptación AES de 256 bits, junto con ofertas de seguridad de nivel empresarial para brindar seguridad estricta en todo el sistema
  • Proporciona la función ‘enviar rastreador’ para saber cuándo se entregan y descargan los archivos
  • Ver múltiples archivos a la vez a través de carpetas visuales
  • Ofrece una versión gratuita para particulares

Contras:

  • Los enlaces compartidos caducan demasiado rápido
  • La función de búsqueda no es fácil de usar.

Precios:

Sus planes premium comienzan en $ 12 por mes y llegan a $ 36 por mes.

8. Evernote Business .

Administración de archivos de Evernote Business

Evernote Business es, sin duda, una de las herramientas más populares para la gestión de archivos. Le ayuda a crear y compartir notas y archivos fácilmente para crear un lugar de trabajo más inteligente y productivo. Todas sus características se centran principalmente en mejorar la productividad del negocio.

Características clave

  • Mejore la productividad: los equipos pueden recopilar, clasificar y compartir ideas de manera eficiente para mejorar la productividad.
  • Web Clipper: almacene instantáneamente capturas de pantalla del sitio web en su cuenta EverNote. Puede guardar fácilmente toda la información útil en línea y encontrarlos siempre que los necesite.
  • Plantillas integradas: puede aprovechar las plantillas integradas de Evernote para ahorrar tiempo y esfuerzo mientras satisface necesidades específicas. Las plantillas fáciles de instalar son altamente personalizables, e incluso puedes usarlas infinitas veces.
  • Amplia integración: ofrece una amplia integración con aplicaciones de terceros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive y Slack, entre otras.

Pros:

  • Permite recortar capturas de pantalla de la información que necesita
  • Ofrece múltiples atajos de teclado para mejorar su eficiencia
  • Le permite editar archivos en tiempo real
  • También le permite buscar notas escritas a mano, imágenes de pizarra e imágenes escaneadas
  • Es capaz de identificar 11 idiomas escritos a mano y 28 escritos a máquina.
  • Evernote for Business también es compatible con Penultimate para iPad
  • Le permite escanear documentos físicos y guardarlos como archivos seguros

Contras:

  • La organización de los artículos no está libre de errores.
  • La sincronización de archivos más grandes es un poco lenta

Precios:

Los planes pagos comienzan desde $ 14.99 por mes, por usuario.

9. Smartsheet .

Gestión de proyectos sin problemas de Smartsheet

Smartsheet es una de las opciones preferidas de las empresas para lograr una gestión de proyectos, intercambio de archivos y colaboración fluidos. Una de sus características principales es que ofrece una amplia integración con aplicaciones de terceros, incluidas Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier y más.

Características clave

  • Plantillas preestablecidas: ofrece plantillas preestablecidas para ayudarlo a definir flujos de trabajo y procesos comerciales de una manera mucho más fácil.
  • Colaboración de contenido: supervise fácilmente el progreso de la producción desde su hoja, asigne tareas, aproveche los recordatorios automáticos, permita que otros usuarios revisen el contenido y brinden comentarios detallados a través de anotaciones ancladas.
  • Altamente seguro: Smartsheets aprovecha la redundancia de datos en varios sitios, el alojamiento en Equinix y las instalaciones de AWS para garantizar que sus documentos estén seguros.
  • Automatización: puede automatizar procesos repetitivos solicitando aprobaciones o enviando alertas y actualizaciones.

Pros:

  • Le permite combinar rutas condicionales y múltiples acciones para automatizar fácilmente sus flujos de trabajo
  • Permite una colaboración eficiente al actualizar los datos en tiempo real en diferentes aplicaciones
  • Reemplace o combine fácilmente datos de hojas de cálculo de Excel, archivos CSV y hojas de cálculo de Google en Smartsheet
  • Proporciona una interfaz de usuario fácil de usar de arrastrar y soltar para personalizar su tablero
  • Proporciona acceso en tiempo real en su teléfono inteligente a través de aplicaciones iOS y Android
  • Permite a terceros usuarios revisar archivos y documentos

Contras:

  • Debe esforzarse mucho para aprender su larga lista de características

Precios:

El precio estándar comienza en $ 14 por mes. Para planes empresariales con funciones más avanzadas, debe ponerse en contacto con el proveedor.

10. Onehub .

Imagen de portada de Onehub

Onehub es otro poderoso software de administración de documentos en esta lista. Ofrece una carga fácil de archivos con su funcionalidad de arrastrar y soltar. Además, permite a los usuarios controlar versiones, organizar archivos en subcarpetas y compartir de forma segura.

Características clave

  • Cargue archivos fácilmente: cargue archivos al instante mediante la función de arrastrar y soltar. También permite el control de versiones automática de archivos, organización basada en carpetas y puerta de enlace FTP segura para cargas masivas.
  • Personalización: personalice fácilmente las páginas, el logotipo y los temas de color de la aplicación según sus necesidades de marca. También puede agregar un dominio personalizado y etiquetas blancas a su cuenta.
  • Características de seguridad: aprovecha una gran cantidad de características de seguridad, incluidos los permisos basados en roles, los tiempos de espera de sesión, las pistas de auditoría y la autenticación de dos factores para ayudar a mantener sus datos seguros.
  • Vista previa: vea fácilmente la vista previa de archivos y documentos sin descargarlos en un navegador o dispositivo móvil.

Pros:

  • Le permite contactar al colaborador para aprobar o revisar sus archivos
  • Ofrece una integración fluida con Google Drive y OneDrive
  • Le permite enviar mensajes para comunicarse con cada miembro del equipo.
  • Haga un seguimiento de la actividad para saber quién publica qué y cuándo
  • Publique comentarios en carpetas y comparte fácilmente
  • Aproveche las pistas de auditoría para revocar el acceso instantáneamente cada vez que vea algo sospechoso
  • Haga cumplir fácilmente la política de contraseña compleja

Contras:

  • La interfaz de usuario parece un poco anticuada
  • No puedes crear subgrupos de usuarios

Precios:

Sus planes pagos comienzan desde $ 12.50 por mes y suben hasta $ 500 por mes.

11. InfoRouter .

Herramienta de gestión de documentos InfoRouter

InfoRouter es otra herramienta de administración de documentos que puede ayudarlo a administrar todos sus documentos fácilmente. Sin embargo, debe instalarlo a través del lado del servidor sin componentes del lado del cliente. La buena noticia es que es altamente escalable y puede aprovechar hasta 100 servidores para compartir la carga de trabajo.

Características clave

  • Administración de registros: administre de manera segura los registros críticos del negocio enviando documentos a flujos de trabajo predefinidos y rastreando su estado en tiempo real.
  • Informes: obtenga un informe consolidado de los eventos que ocurren a diario.
  • Multi-idioma: ofrece soporte en varios idiomas que puede aprovechar para notificaciones por correo electrónico.
  • Hot Folders: importa automáticamente los datos de las carpetas monitoreadas en carpetas predefinidas de InfoRouter.

Pros:

  • Le permite convertir imágenes en archivos PDF
  • Puedes crear un número ilimitado de carpetas
  • Permite la creación de múltiples carpetas raíz
  • Admite tanto HTTPS como SSL
  • Le permite personalizar plantillas de correo electrónico y texto
  • Admite historial de clasificación y documentos clasificados

Contras:

  • La carga de archivos grandes es un poco lenta
  • La interfaz de usuario es compleja.

Precios:

Su precio está disponible a pedido.

Otras herramientas aún no revisadas para esta lista incluyen Docuware, M-Files y SharePoint.

¿Qué es el software de gestión de documentos?

Con las empresas que se mueven en línea, el software de gestión de documentos está atrayendo mucha atención últimamente.

En pocas palabras, son programas informáticos utilizados para organizar, indexar, almacenar, gestionar y rastrear documentos en formato digital. Además, le ayudan a convertir documentos a formatos digitales con la ayuda de escáneres con bastante facilidad.

Tratar con una gran cantidad de datos es bastante difícil, especialmente cuando el documento está en su forma física.

De hecho, se pierde mucha productividad empresarial simplemente al superar los desafíos de documentación. Una vez convertido a formatos electrónicos, se hace más fácil navegar por los documentos. En última instancia, pasa menos tiempo buscándolos y puede concentrarse más en lo importante.

¿Cómo se utiliza el software de gestión de documentos?

Las herramientas de gestión de documentos son bastante fáciles de usar. La mayoría de los pasos se superponen, independientemente del software que utilice.

Veamos los pasos prácticos con la ayuda de Evernote Business .

Visite el sitio web y cree su cuenta y complete los detalles necesarios si se trata de una cuenta comercial.

Página de inicio de sesión de Evernote

Puede iniciar sesión y comenzar a crear contenido de inmediato. Evernote es compatible con una variedad de documentos, incluidas fotos, hojas de cálculo, artículos, cronogramas y notas. La mayoría de las herramientas de software de documentos también permiten estos documentos.

A continuación, puede comenzar a agregar usuarios a su cuenta comercial. Simplemente haga clic en el icono del lado izquierdo que dice “Agregar usuarios”. Puede enviarles invitaciones por correo electrónico y pedirles que se unan.

Evernote Agregar usuarios

Una vez que agregue un usuario, podrá ver el repositorio central de datos e información. Aquí, se llama el Space Directory. También puede darle acceso para realizar ediciones y cambios en el repositorio.

Evernote también le permite tomar notas, configurar chats de trabajo, crear accesos directos y etiquetas, escanear documentos y colaborar en tiempo real con sus colegas.

¿Qué debe buscar en un sistema de gestión de documentos?

Si bien sus opciones y preferencias variarán de acuerdo con sus necesidades y documentos comerciales, estas son algunas de las características básicas que siempre necesitará:

1. Archivos.

El software debería permitirle archivar sus documentos en un repositorio central, para un acceso rápido y la recuperación inmediata de información, por ejemplo, Zoho Docs .

2. Amplia integración.

El software de administración de documentos debe proporcionar una integración fácil y extensa con aplicaciones de terceros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive y más. Ayuda en el intercambio continuo de documentos. Evernote Business es un gran ejemplo.

3. Carga masiva.

Los escenarios empresariales implican numerosos documentos. Es difícil y lleva mucho tiempo subirlos uno por uno. Por lo tanto, debe elegir una herramienta de administración de documentos que permita la carga masiva de documentos.

4. Seguridad del documento.

Las empresas utilizan herramientas de gestión de documentos para manejar y almacenar documentos confidenciales y clasificados. El compromiso de tales datos generalmente tiene consecuencias de largo alcance en las empresas e incluso podría amenazar su existencia. Es por eso que es necesario elegir una herramienta de administración de documentos como Digital Drawer para garantizar una seguridad de datos poderosa.

5. Vistas previas de alta resolución.

Cuando utiliza una herramienta de gestión de documentos, no debería tener que descargar un documento cada vez que quiera verlo. El software debe permitir previsualizaciones de alta resolución cuando lo desee.

No es una lista holística de características. Hay muchos otros atributos esenciales que los usuarios buscan, incluyendo una amplia gama de plantillas, chats en tiempo real, nivel de automatización permitido, función de administración de registros y más.

Resumen Ejecutivo.

Estos fueron algunos de los mejores software de gestión de documentos disponibles. Con esta transformación digital, los tiempos de los documentos en papel han quedado atrás. El almacenamiento en la nube es claramente la mejor opción. Sin embargo, todas estas herramientas tienen diferentes conjuntos de capacidades.

Por lo tanto, no es correcto declarar un ganador claro: su selección debe depender únicamente de sus requisitos y presupuesto.

Por ejemplo, si está buscando una solución gratuita / asequible pero confiable, EverNote Business podría ser una excelente opción. Sin embargo, si tiene el presupuesto y requiere una solución empresarial con características más avanzadas, entonces puede querer usar Smartsheet .

Revise las diferentes herramientas y sus características cuidadosamente antes de tomar su decisión final.

¿Hay alguna herramienta de administración de documentos que le guste usar? Házmelo saber en los comentarios.

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